Author Archives: mtbmdr-admin

ISO 9001

Extrait du magazine action & performance, le magazine d’AFNOR CERTIFICATION:

« L’ISO 9001 pour construire un projet d’entreprise notariale. Premier office notarial des Hauts de Seine certifié ISO 9001 en 2006, l’étude Morin, Torre, Baudouin, Morgan de Rivery a adopté l’ISO 9001 comme projet d’entreprise.

Afaq_9001« Les outils déployés ne sont pas seulement des moyens de répondre aux exigences de la norme, ils permettent aussi d’anticiper et de construire une stratégie à moyen terme. Au quotidien, ils représentent des éléments fédérateurs pour l’équipe. Notre organisation est plus transparente, plus communicante donc plus efficace pour nos clients », retrace Maître Jean-Luc Morin, notaire associé d’une étude qui compte 44 juristes et collaborateurs donc huit notaires. »

L'acte authentique électronique

Il s’agit d’un acte dont les vertus d’authenticité (date certaine, force exécutoire et force probante) sont préservées, mais un acte entièrement dématérialisé.

Le papier est remplacé par un fichier informatique comportant les mêmes garanties de sécurité, de conservation et de disponibilité. Les moyens techniques mis en œuvre par le notariat pour cela sont les plus sûrs, ce qui vaut à la signature électronique notariale d’être la première reconnue en Europe.

tabletteLors du rendez-vous de signature, le notaire présente l’acte au client sur un écran. La lecture se fait directement sur cet écran et peut être suivie par l’ensemble des parties au contrat, ce qui rend la cérémonie de signature conviviale.

Les grands changements surviennent au moment de la signature. En effet, une fois les modifications éventuelles effectuées dans l’acte, chaque partie appose sa signature sur une tablette tactile au moyen d’un stylet. Deux signatures seulement sont nécessaires, l’une pour l’acte, l’autre pour les annexes. Le gain de temps est donc important.
Le notaire signe ensuite l’acte au moyen de sa clé électronique (appelée clé Réal), protégée par son code secret.

Comme pour l’acte papier, l’acte électronique devient authentique dès sa signature par le notaire. Il est envoyé immédiatement après la signature sur les serveurs sécurisés du notariat, dans une sorte de coffre-fort électronique (le Minutier central), auquel seul le notaire signataire a accès.
Il pourra ainsi, à partir de cet espace, récupérer à tout moment l’acte et ses annexes et en délivrer des copies.

L’étude a d’ores et déjà équipé sept salles pour procéder aux signatures électroniques.

Nos clients sont satisfaits

L’office notarial est certifié ISO 9001 depuis 2006. Périodiquement, un auditeur extérieur à l’entreprise confirme l’efficacité du système de management de l’entreprise. Ainsi, Afnor Certification a renouvelé le 17 janvier dernier la certification de l’office pour l’ensemble de ses activités. Actu-415x250_journee-europeenne-justice_1.jpgL’auditeur valide les processus internes de traitement des dossiers mais vérifie également que les notaires sont attentifs aux observations de leurs clients résultant notamment des réponses aux questionnaires de satisfaction. Ainsi 70% de nos clients sont très satisfaits des explications juridiques qu’ils ont reçues comme des informations qu’ils ont obtenues sur l’état d’avancement de leur dossier. 75 % de nos clients sont très satisfaits, globalement, de la prestation qui leur a été rendue. Enfin, 82 % de nos clients sont très satisfaits de l’accueil téléphonique et 91 % de l’accueil physique dans l’étude… Preuve que la qualité est au rendez-vous dans les offices, un sondage BVA commandité conjointement par la Chambre des Notaires des Hauts-de-Seine et celle de Paris a récemment permis de montrer que 9 personnes interrogées sur 10 étaient satisfaites de leur notaire